Das Haus der Lebenshilfe Landshut hat eine lange Tradition in der Betreuung und Unterstützung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen. Die Lebenshilfe GmbH bietet Wohnplätze für erwachsene Menschen mit geistiger Behinderung oder Mehrfachbehinderung, die Unterstützung in verschiedenen Lebensbereichen benötigen. Um die Verwaltungsprozesse zu optimieren und eine effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen, entschied sich die Einrichtung dazu, das Modul sowisDOKU zu implementieren.
Herausforderung
Vor der Einführung von sowisDOKU gestaltete sich die Verwaltung, auch aufgrund von Medienbrüchen, im Haus der Lebenshilfe Landshut als zeitaufwendig. Gerade Teilprozesse wie Stammdatenpflege, Interessentenverwaltung, Kontakte, Informationen für Gruppen, Standort und Zimmer, erforderten in der Vergangenheit viel Aufmerksamkeit und führten zu einem höheren Arbeitsaufwand. Die Aufgabe, die sich in diesem Projekt stellte war, diese Prozesse zu digitalisieren und zu harmonisieren.
Lösung: sowisDOKU
Nach sorgfältiger Evaluierung entschied sich das Team des Hauses der Lebenshilfe Landshut für sowisDOKU. Wesentliche Vorteile des Moduls sind u.a., dass man alle Informationen zu Klienten mit einem Klick findet und dank des Prinzips eines Formularbaukastens individuellen Erfassungs- und Fragebögen maßgeschneidert Prozesse definieren kann, ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Implementierung umfasste die Teilprozesse der Stammdatenpflege, Interessentenverwaltung, Kontakte, Informationen für Gruppen, Standort und Zimmer.
Umsetzung
Die Einführung von sowisDOKU begann mit einer gründlichen Analyse der eingesetzten Systeme, um die Zusammenführung in eine einheitliche GmbH-übergreifende Stammdatenerfassung umzusetzen. Die Kernaufgabe des Projekts, die Digitalisierung der verschiedenen Teilprozesse unter Verwendung verschiedener Fragekataloge erfolgt in einem nächsten Schritt. Daneben musste ein entsprechendes Benachrichtigungssystem implementiert sowie entsprechende Rechte und Rollen berücksichtigt werden. Mit den gewonnenen Daten können nun zukünftig entsprechende Auswertungen als Hilfs- und Kontrollmechanismen genutzt werden. Mit einem entsprechenden Schulungssystem wurden in einem finalen Schritt die Mitarbeiter*Innen im Umgang mit sowisDOKU geschult.
Ergebnisse
Die Einführung von sowisDOKU brachte sofort spürbare Veränderungen mit sich. Die Stammdatenpflege wurde deutlich vereinfacht, und die Interessentenverwaltung erfolgt nun effizienter und transparenter. Die Verwaltung von Kontakten, Informationen für Gruppen sowie Standorten und Zimmern ist nun zentralisiert und leicht zugänglich.
Durch die verbesserte Organisation der Prozesse kann das Personal im Haus der Lebenshilfe Landshut seine Zeit nun effektiver nutzen, was zu einer Steigerung der Gesamteffizienz führte. Die Mitarbeiter*Innen können sich jetzt vermehrt auf die direkte Betreuung und Unterstützung der Menschen mit besonderen Bedürfnissen konzentrieren.
Fazit
Die Einführung von sowisDOKU im Haus der Lebenshilfe Landshut war ein voller Erfolg. Die Software ermöglicht nicht nur eine effizientere Verwaltung, sondern stärkt auch die Qualität der Betreuung, da sich das Personal verstärkt auf die individuellen Bedürfnisse der Bewohner konzentrieren kann. Das Projekt zeigt, wie innovative Softwarelösungen dazu beitragen können, soziale Einrichtungen zu stärken und ihre Mission der Unterstützung von Menschen mit besonderen Bedürfnissen optimal umzusetzen.
